The general objective of this research is to analyze the importance of internal control systems in SMEs in Ecuador. In addition, it is research that has a qualitative approach, a non-experimental design and is descriptive and documentary type, the information tolos that were used were purely bibliographies consulted. Among the results, it was found that SMEs maintain an inadequate management that can be related to the difficulty to run and manage a business or a company and the limited technology to produce manufacturing products, also the training of personnel, access to financing, inadequate equipment, limited capacity are determining variables in this management. On the other hand, it was found that internal control systems leverage efficiency to achieve the objectives set by SMEs. At the same time, market needs are considered, and internal control systems aim at business efficiency. There is a relationship between the level of efficiency and the company, but efficiency in turn is based on the internal control systems by channeling the work process on certain principles that guarantee success. It is concluded that a well- defined internal control system in SMEs in Ecuador contributes to the improvement of efficiency and effectiveness of operational and administrative processes.

Key words: Internal control, Efficiency, Effective, SMEs, System.

El sistema de control interno para mejorar la eficiencia y eficacia de las PYMES en el Ecuador

The internal control system to improve the efficiency and effectiveness of SMEs in Ecuador

Manuel Orlando Carrera Macías Mg. (2)

(1) Universidad Técnica de Manabí, Maestría Académica con Trayectoria Profesional en Contabilidad y Auditoría, Email: suany_farias_4@windowslive.com, Código Orcid: https://orcid.org/0009-0007-1858-3362.

(2) Universidad Técnica de Manabí, Maestría Académica con Trayectoria Profesional en Contabilidad y Auditoría, Email: manuel.carrera@utm.edu.ec, Código Orcid: https://orcid.org/0000-0002-1553-5302.

Contacto: suany_farias_4@windowslive.com

Recibido: 25-12-2022Aprobado: 18-04-2023

La presente investigación tiene como objetivo general analizar la importancia de los sistemas de control interno en las PYMES del Ecuador. Además, es una investigación que tiene un enfoque cualitativo, un diseño no experimental y es de tipo descriptivo y documental, las herramientas de información que se utilizaron fueron netamente bibliografías consultadas. Dentro de los resultados se conoció que las PYMES mantienen una gestión inadecuada que puede relacionarse entre la dificultad para dirigir y administrar un negocio o una empresa y la tecnología limitada para la producción de fabricación de productos, también la capacitación del personal, acceso a financiamiento, equipamiento inadecuado, capacidad limitada son variables determinantes en esta gestión. Por otro lado, se encontró que los sistemas de control interno apalancan la eficiencia como medio para lograr los objetivos planteados por las PYMES. Al mismo tiempo, se toma en cuenta las necesidades de mercado y los sistemas de control interno apuntan hacia la eficacia empresarial. Se origina, una relación entre el nivel de eficacia y la empresa, pero la eficacia a su vez tiene como base los sistemas de control interno al canalizar el proceso de trabajo sobre ciertos principios que garantizan el éxito. Se concluye que un sistema de control interno bien definido en las PYMES del Ecuador contribuye a la mejora de la eficiencia y eficacia de los procesos operacionales y administrativos.

Palabras clave: Control interno, Eficiencia, Eficaz, PYMES, Sistema.

El sistema de control interno es de gran importancia para todo tipo de organizaciones, independientemente de su tamaño. El control interno tiene un papel importante en el logro de objetivos y metas, ya que permite medir la integridad y confiabilidad de la información administrativa y contable. Al Diseñar un sistema de control interno adecuado es uno de los primeros pasos para realizar diagnósticos, evaluaciones, mejorar la eficiencia y eficacia de los recursos de las empresas.

La mayor parte de las PYMES no cuentan con un sistema de administración bien definido, muchas veces los objetivos y planes no son coherentes, al contrario, se trabajan de manera empírica solucionando problemas conforme se presentan e invirtiendo sin planificación (Álvarez & Montenegro, 2021). La falta de implementación de un apropiado sistema de control interno puede originar situaciones no previstas y con un impacto financiero mayor, tal como: malversación o pérdida de activos, incumplimientos de normas de carácter legal o tributario, fraudes vinculados a información financiera.

La importancia del control interno en las PYMES es la protección y cuidado de los activos e intereses de la empresa. En general en la estructura organizacional de las PYMES prevalece la falta de formación administrativa y financiera, la inexistencia de manuales de normas y procedimientos, poca o nula sistematización de las operaciones, hace que la implementación de sistemas de control interno sea más compleja en fondo y forma. Para ello es necesario contar con una adecuada retroalimentación de la información para mejorar y optimizar las actividades de la empresa.

En términos porcentuales las PYMES representa en promedio el 95% de negocios que generan más de 10 puestos de trabajo para el Ecuador. De esta manera, las PYMES mantienen su importancia para la generación de empleos, desarrollo de la producción y el manejo sostenible de la economía (Coronel, 2018).

El estudio del control interno es de gran relevancia en las organizaciones ya que por medio de él se establecen las normas y procedimientos bajo los cuales debe operar la organización en aspectos tales como: los sistemas de gestión de riesgos para adaptarse a los entornos, generación de confianza eliminando los riesgos y mayor claridad en cuanto a la información y comunicación, lo que permitirá a las organizaciones mejorar su operatividad y lograr el buen cumplimiento de los objetivos propuestos.

En el caso de las Pymes, el establecimiento de normas y procedimientos muchas veces se torna complejo en vista de que son empresas con estructuras pequeñas, de tipo familiar donde mayormente impera el interés de producir y generar ingresos para cubrir las necesidades de sus colaboradores. Por esta razón no se asigna un presupuesto para el control de actividades administrativas y financieras, además, su tiempo es destinado a resolver situaciones emergentes y no se cuenta con la definición de un esquema de control estratégico, a esto se agrega la falta de proporción de herramienta que permita identificar riesgos a los cuales se encuentran expuestos (Laddaga, 2016).

Del análisis anterior surge el interés por estudiar el sistema de control interno en las Pymes del Ecuador, con el objetivo de determinar su importancia en el mejoramiento de la eficiencia y eficacia de las operaciones en este sector. La importancia de desarrollar este tipo de estudios es crear un vínculo importante entre las PYMES y el Estado, a través de programas donde puedan crecer y consolidarse. De esta manera, las PYMES seguirán siendo generadores de empleo, desarrolladores de actividades económicas y que a largo plazo se conviertan en promotores de actividades productivas con calidad de exportación. El presente artículo tiene como objetivo general analizar la importancia de los sistemas de control interno en la PYMES del Ecuador y como objetivos específicos, se tiene que: establecer los referentes teóricos relacionados con el control interno, identificar la situación actual que presentan las PYMES del Ecuador en cuanto al desarrollo de sistemas de control interno, mediante revisión documental y determinar la importancia de los sistemas de control interno para mejorar la eficiencia y eficacia de las operaciones administrativas y financieras de las PYMES del Ecuador.

Se entiende por metodología el conjunto de elementos y técnicas a emplear para resolver el problema de investigación planteado, definiendo el diseño, tipo y enfoque de la investigación, la población y muestra a estudiar, así como las técnicas y herramientas a utilizar para el procesamiento de los datos (Hernández, y otros, 2018) .

A fin de dar cumplimiento a los objetivos propuestos, en el presente trabajo de investigación se ha empleado la siguiente metodología:

La investigación presento un diseño no experimental, ya que las variables objeto de estudio no fueron manipuladas de manera intencional; sino que fueron observadas y estudias tal cual se presentan para posteriormente exponer los resultados obtenidos. Dentro del diseño no experimental, se ha seleccionado la modalidad de investigación transversal, en vista de que los datos fueron recolectados en un solo momento, para observar las variables y analizar su incidencia e interrelación para un momento determinado (Cabezas & et al, 2018).

La investigación fue de tipo documental, ya que se obtuvieron datos e información relacionados con el objeto de estudio a partir de fuentes documentales tales como libros, trabajos de investigación y revistas científicas, los cuales fueron contratados y aplicados a la realidad para estudiarlos tal cual se presentan sin manipular las variables (Hernández, y otros, 2018). Asimismo, dentro de la investigación fue considerado un nivel descriptivo, que fue aquel que busco detallar características fundamentales de cualquier hecho objeto de análisis, evaluando información de manera independiente o conjunta, pero sin detallar como se relacionan entre sí.

La investigación tuvo un enfoque cuantitativo ya que se recogió la información de varias fuentes bibliográficas para el planteamiento de los resultados, para luego realizar el respectivo análisis de las variables principales de estudio. La investigación tuvo un alcance descriptivo ya que se recolecta información con el objetivo de describir e identificar procesos, actividades y objetos que permitan dar respuesta al planteamiento del problema.

El estudio fue de tipo documental donde se pudo identificar la situación actual que presentaron las PYMES del Ecuador en cuanto al desarrollo de sistemas de control interno, de acuerdo con bibliografía reciente que se hayan efectuado sobre este tema, lo que permitió determinar su importancia para mejorar la eficiencia y eficacia de sus operaciones administrativas y financieras (Hernández & et al, 2014).

La búsqueda de información relacionada con el objeto de estudio se obtuvo mediante fuentes primarias y secundarias como: libros, artículos científicos y tesis, las cuales se seleccionaron considerando su fecha de publicación (desde el año 2015 hasta el 2021) y relevancia con el tema de investigación. Este proceso se llevó a cabo mediante la revisión y análisis de trabajos llevados a cabo en el área de control interno en empresas del sector PYMES para dar respuesta a los objetivos planteados.

Las PYMES se conceptualizan como el conjunto de pequeñas y medianas empresas que, determinado por su volumen de ventas, capital social, cantidad de empleados, y su nivel de producción o activos presentan características propias de este tipo de entidades económicas (Ron & Sacoto, 2017).

En el caso de Ecuador, según el INEC (2021) para el año 2019, la participación de las PYMES era en promedio del 80,8% del total de establecimientos frente a la gran industria, estas empresas constituyen una fuente de desarrollo social en producción, demanda y valor agregado. Además, las PYMES abarcan opciones para el desarrollo de actividades económicas tales como: servicios, comercio, manufactura, agricultura, explotación y minas (INEC, 2021).

La importancia de las Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) en el mundo se demuestra a través de su participación en la generación de empleo y su flexibilidad para adaptarse rápidamente al entorno, de esta manera satisface las nuevas demandas de un mundo que está en constante cambio. Desde el punto de vista de la gerencia las PYMES ignoran aspectos de la gestión como la calidad, eficiencia, eficacia y buen uso de las herramientas básicas, y esto se refleja en la contabilidad, que es uno de los sistemas de información necesarios para la toma de decisiones (Avilés & San Miguel , 2021).

Para el Ecuador, una gestión inadecuada puede originarse por la crisis de identificación de las PYMES, las que se relacionan entre la dificultad para dirigir y administrar un negocio o una empresa y la tecnología limitada para la producción de fabricación de productos. La capacitación del personal, acceso a financiamiento, equipamiento inadecuado, capacidad limitada son variables determinantes en esta gestión. Actualmente, las PYMES son una de las principales fuerzas que permiten establecer y asegurar el desarrollo económico de una nación (Gavilánez, Espín, & Arévalo, 2018).

El sistema de control interno es un proceso que debe ser ejecutado por el directorio, la gerencia y el personal, es decir, por toda la compañía. Está diseñado principalmente para proveer una seguridad razonable acerca de los objetivos operacionales de reporte y de cumplimiento de la entidad (Acosta, 2020). Además, permite aplicar las medidas correctivas necesarias a los procesos en el sistema contable, registrar con precisión las actividades y divulgar información sobre la ejecución de operaciones.

La implementación de un sistema de control interno permite fortalecer a las compañías y conseguir sus objetivos, previene pérdidas de recursos, mejora la ética, facilita el aseguramiento de los reportes, incrementa confianza de inversionistas, reduce riesgos y se puede aplicar de acuerdo con el tamaño o tipo del negocio (Acosta, 2020). Dicho lo anterior, se han expuesto diversos estudios sobre las dificultades que enfrentan las PYMES en el Ecuador, y cabe destacar que en su mayoría se deben a la falta de un sistema de control interno, estos se detallan a continuación:

En el área administrativa:

En el aspecto financiero:

Además de lo mencionado anteriormente, se suma la disminución de la confiabilidad de la información financiera, su eficacia y eficiencia, así como el cumplimiento de reglamento y las leyes. Los problemas más comunes de no contar con un correcto control interno son: fraudes, robo de información y procesos productivos. Las principales causas para que una empresa fracase por la falta de control interno son: escasez de cultura

empresarial, falta de análisis estratégicos, mala administración y falta de previsión financiera, falta de liderazgo y falta de planeación (Avilés & San Miguel , 2021).

El control interno es el procedimiento adaptado al área de administración de una empresa para cumplir con los objetivos de asegurar la dirección sistemática y eficiente de su organización, incluyendo mantener sus activos, prevenir y detener fraude y error, la precisión e integridad de los registros contables, y la elaboración de información financiera (Poch, 1992). El control interno está enmarcado en cinco componentes enfocados a tres objetivos que cualquier organización sin importar el tamaño debe cumplir, estos son: Operativos, de Información y Cumplimiento (COSO, 2013).

Los objetivos operativos de cada organización son aquellos que deben alcanzar en sus procesos y deben buscar la eficiencia de las operaciones, el cual debe reducir las pérdidas financieras y operativas que existen en la organización (COSO, 2013). Los objetivos de información hacen referencia a la información financiera y no financiera que las organizaciones deben reportar, hoy en día existen muchas organizaciones que requieren de la información de la compañía en aspectos de transparencia y gobernabilidad (COSO, 2013) y los objetivos de cumplimiento, afirma que las organizaciones deben cumplir con regulaciones de índole legal y de imagen de sustentabilidad y responsabilidad social por lo tanto es importante su regulación (COSO, 2013). Una adecuada implementación de estos objetivos hará que las organizaciones alcancen un buen sistema eficaz y eficiente de control interno.

Figura 1. Componentes de Control Interno. Fuente: COSO, 2013

A continuación, se realiza una revisión de los 5 componentes del control interno.

Entorno de control: Es un conjunto de procesos, estructuras y normas que forman una base sólida sobre la cual se desarrollará el control interno de la empresa. La gerencia es la encargada de definir el nivel de importancia del control interno y sus estándares de conducta dentro de la organización. Este componente incluye: valores éticos, factores que permiten cumplir con las responsabilidades de supervisión, estructura organizacional, proceso de atraer y retener profesionales, inflexibilidad en las medidas de evaluación, entre otros. El entorno de control tiene una gran influencia en el resto de los componentes (COSO, 2013).

Evaluación de Riesgos: El riesgo es la probabilidad de que un evento ya sea interno o externo afecten el logro de objetivos de control interno, por lo que su evaluación debe implicar la identificación, análisis y el manejo del riesgo involucrado (Fonseca, 2011). Estos riesgos serán evaluados con relación a ciertos niveles de tolerancia, de esta manera este componente permite desarrollar una base para establecer como serán gestionados (COSO, 2013).

Para que la evaluación de riesgos sea efectiva se tomará en cuenta unas condiciones previas, tales como: establecer objetivos claros y bien definidos de acuerdo con los niveles de la empresa, la dirección debe definir los objetivos de información, cumplimiento y operativos y por último la dirección debe tomar en cuenta el impacto de posibles eventos externos dentro del modelo de negocio y de esta manera estar precavidos (COSO, 2013).

Actividades de Control: Son aquellas acciones previamente establecidas a través de políticas y procedimientos que garantizan la implementación de las instrucciones de la gerencia para poder mitigar los riesgos con impacto en los objetivos. Este componente permite ejecutarse en cualquier nivel de la organización y además se puede establecer la separación correcta de funciones permitiendo su buen funcionamiento (COSO, 2013). Los tipos de actividades de control son: revisiones efectuadas por el director, gestión de funciones por actividades, procesamiento de información, indicadores de rendimiento, controles físicos, y segregación de funciones (Fonseca, 2011).

Información y Comunicación: la información es un componente necesario, pues de esta manera la organización puede implementar sus responsabilidades de acuerdo con sus objetivos. La comunicación es un proceso fundamental que proporciona, se obtiene y se comparte entre las diferentes áreas con la alta dirección y viceversa en aspectos relevantes y de calidad para la toma de decisiones (COSO, 2013). Fonseca en 2011 menciona que

“la inexactitud o la falta de comunicación de la información también podría disminuir el ambiente de control de la organización y puede perderse la credibilidad de las áreas y esto afectar negativamente hacia las entidades externas” (Fonseca, 2011, p107)

Actividades de Supervisión: A fin de determinar una seguridad razonable de cada uno de los componentes y en lo que se basa en las evaluaciones continuas con la finalidad de determinar si existen fallas en el proceso que deben ser gestionadas. Las actividades de supervisión permiten identificar una manera rápida posibles desviaciones para ser corregidas y mejoradas (Fonseca, 2011). La eficiencia de las evaluaciones realizadas agrega valor a la alta dirección y ejecutivos, al darse cuenta de cómo están los diferentes componentes de control. Por otro lado, determina una mejora en la efectividad de como gestionan los riesgos y como promueven el ambiente de control interno y establecen las responsabilidades a cada uno de los integrantes de la empresa.

Existen varios beneficios que otorga a cualquier organización el hecho de contar con sistemas de control interno sistémicos: genera información útil para la toma de decisiones, permite evaluar a la empresa en relación con el entorno o variables macro, parametriza la acción de trabajo de los equipos, sienta las bases para la consolidación de la cultura corporativa, fija objetivos como medio para lograr la eficiencia, brinda certeza y confiabilidad sobre la información financiera, administrativa y operacional, promueve el trabajo en equipo, contribuye a la consolidación de la cultura del informe departamental, e incide en la eficacia de la organización sobre la base de la eficiencia (Silva, 2005).

A los efectos anteriormente descritos se establece una importante abstracción para sostener el análisis sobre la eficacia al que contribuye el control interno. Primero se toma en cuenta que el sistema administrativo y contable es una unidad integrada. Segundo, este sistema regulador reporta información que contribuya a decidir inversiones, ajustes y estrategias. A todo esto, es importante tener claro el nivel de interactividad que se dan entre el sistema de control interno y la empresa (Luna, Alcívar, Salazar, & Andrade, 2019).

Dicho lo anterior, se tienen 3 relaciones funcionales para el sistema de control interno: a) una relación con el mercado como base de la empresa (empresa-mercado) b) una relación con los procesos como base de la productividad (procesos-productividad) y c) una relación entre sistema de control interno como base de la eficacia (sistemas de control interno-resultados) (Luna, Alcívar, Salazar, & Andrade, 2019). En consecuencia, se tiene

tres planos analíticos desde los cuales se determina la incidencia de los sistemas de control internos sobre la eficiencia y eficacia empresarial:

EFICIENCIA

EFICACIA

Se produce una relación entre el nivel productivo y el nivel de control en el que este último actúa como garantía del segundo y la productividad.

Se produce una relación entre el nivel de eficacia y la empresa, ya que esta persigue en todo momento la maximización de beneficios, pero la eficacia a su vez tiene como base los sistemas de control interno.

Figura 2. Interacción de las tres relaciones base de eficiencia y eficacia.

Fuente: (Luna, Alcívar, Salazar, & Andrade, 2019)

Los sistemas de control interno apuntan hacia la eficiencia de los procesos como base de la productividad, es decir apalancan la eficiencia como medio para lograr los objetivos planteados por la organización. Al mismo tiempo, los sistemas de control interno apuntan hacia la eficacia empresarial, tomando como base las necesidades de mercado. Se genera, sistémicamente una relación entre el nivel de eficacia y la empresa, ya que esta persigue en todo momento la maximización de beneficios, pero la eficacia a su vez tiene como base los sistemas de control interno en tanto saben canalizar el proceso de trabajo sobre ciertos principios que garantizan el éxito (Luna, Alcívar, Salazar, & Andrade, 2019).

Las PYMES se caracterizan por su orden y falta de organización para lograr una aplicación eficaz de un sistema de Control Interno que contribuyen a resolver dudas en cuanto a la operación de las empresas ya sea técnica o administrativamente. La estructura de control interno de una organización consiste en las políticas y procedimientos establecidos, estos proporcionan una seguridad razonable de lograr objetivos específicos de la entidad. Dicha estructura consiste en los componentes del sistema de control

interno, tales como: ambiente de control, evaluación de riesgos, los sistemas de información y comunicación, los procedimientos de control y supervisión. Dicho lo anterior, las PYMES establecen la planeación administrativa y contable, las que utilizan herramientas para mejorar la eficacia, la organización de las pequeñas y medianas empresas y es la base para la toma de decisiones (Ramírez, 2016).

Las PYMES están determinadas por la falta de formalidad y organización, carencia de manuales de procedimientos, políticas aplicadas por todos los miembros de la empresa. El control interno es un pilar fundamental que debe ser claro en la empresa y que todos deben tener presente para una eficiente y eficaz operación sin riesgos. Dicho lo anterior, el control interno en las PYMES es importante ya que permite optimizar los recursos y el desempeño de las empresas, en lo administrativo y en lo operacional (Aguirre, 2012). Finalmente, se establece que las PYMES deben tener un manual de procedimientos que contribuyan a salvaguardar el patrimonio de la empresa (Cortés, 2019). Para que las PYMES sigan teniendo un papel relevante en las economías de los países se recalca lo importante que es el hecho de contar con un sistema de control interno y un proceso administrativo bien estructurado y organizado.

El presente artículo define el sistema de control interno y como este contribuye a la eficiencia y eficacia de las PYMES, esto se logra a través de profundizar el sistema de control interno en las pequeñas y medianas empresas, apuntando hacia la eficiencia de los procesos como origen de la productividad, es decir toman en cuenta a la eficiencia como un medio para cumplir los objetivos planteados por las PYMES. Por otro lado, un sistema de control interno funciona como guía hacia la eficacia, a través de tomar como base las necesidades de mercado. Dicho lo anterior, se genera una relación entre el nivel de eficacia y las PYMES, ya que de esta manera surge la maximización de beneficios, pero esta eficacia tiene como base los sistemas de control interno.

En la investigación de Coronel (2018) se estudió los beneficios de implementar un sistema de control interno en las PYMES del Ecuador, en este estudio se definió que el sistema de control interno en las PYMES mantiene una eficiencia en operaciones, asi tal cual se determinó en el presente artículo que el sistema de control interno en las PYMES podrá alcanzar la eficiencia y eficacia a través de un correcto uso de los componentes que conforman el sistema de control interno y la planeación administrativa y contable que utilizan herramientas que además sirven de base para la toma de decisiones.

Se concluye que los referentes teóricos relacionados con el control interno, tales como informes oficiales de COSO, Luna y otros, Lucas, etc., donde se detallan aspectos relacionados con el control interno, PYMES, eficiencia y eficacia. El segundo objetivo trato de identificar la situación actual que presentan las PYMES del Ecuador en cuanto al desarrollo de sistemas de control interno, mediante la revisión documental se logró conocer que las pequeñas y medianas empresas no cuentan con un sistema de control interno ya que se les dificulta dirigir y administrar un negocio o una empresa, ya sea por falta de organización o desconocimiento de los dueños y del personal.

Finalmente, se determinó la importancia de los sistemas de control interno para mejorar la eficiencia y eficacia de las operaciones administrativas y financieras de las PYMES del Ecuador, a través de la búsqueda de bibliografía que permitió verificar la optimización de los recursos y monitorear el desempeño de las empresas. Se concluye que un sistema de control interno bien definido en las PYMES del Ecuador contribuye a la mejora de la eficiencia y eficacia de los procesos como base de la productividad, tomando como base las necesidades de mercado y relación entre el nivel de eficacia y la empresa, ya que esta persigue en todo momento la maximización de beneficios.

: Universidad Laica Vicente Rocafuerte.

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