ISSN 2773-7705
Periodo. Julio - Diciembre 2025
Vol. 13, Nro. 2, Publicado 2025-12-31
https://revistas.itsup.edu.ec/index.php/Higia
Manual de funciones para optimizar la gestión
administrativa de ITSUP CLINIC
Function manual to optimize the administrative management of ITSUP
CLINIC
Lic. Alondra Stephanía Zambrano Ubillus1
Dr. C Roberth Olmedo Zambrano Santos PhD2
1Instituto Superior Tecnológico Portoviejo, Correo: alondra.zambrano@itsup.edu.ec, Código Orcid
https://orcid.org/0009-0003-2029-0105
2Instituto Superior Tecnológico Portoviejo, Correo: rzambranosantos@yahoo.es, Código Orcid
https://orcid.org/0000-0002-4072-4738
Contacto: alondra.zambrano@itsup.edu.ec
Recibido: 11-04-2025 Aprobado: 10-10-2025
Resumen
El presente trabajo busca diseñar un manual de
funciones para optimizar la gestión
administrativa de ITSUP CLINIC, institución que
ofrece servicios médicos y un Centro de
Rehabilitación Física de manera integral y
gratuita. La investigación es de carácter aplicada
y descriptiva. El análisis se centró en dos
proyectos institucionales del programa ‘’Vida
Sana’’, entre los que se destacan, el Proyecto
Salud Comunitaria (donde se integran terapias
físicas comunitarias) y el Proyecto Infancia
Saludable. En los proyectos existe coordinación
interdisciplinaria (médicos, nutricionistas,
enfermeros, tecnólogos en Rehabilitación Física
y administrativos), lo que constituye un eje
fundamental para garantizar una eficiencia
operativa y calidad asistencial. La metodología
empleada integra un diagnóstico documental
(revisión de políticas internas y registros de
pacientes) y entrevistas al personal, seguido de
una intervención práctica: la creación de un
manual que estandariza roles, flujos de trabajo y
protocolos administrativos. Se prioriza la
integración de funciones entre áreas, como la
gestión de turnos, seguimiento nutricional,
terapias físicas, con el fin de reducir errores y
fortalecer la atención integral. Se destaca la
participación del área de Enfermería, cuyos
futuros profesionales realizan sus prácticas de
vinculación con la sociedad, contribuyendo a la
atención comunitaria y al fortalecimiento de los
proyectos institucionales. De modo que, el
Proyecto Salud Comunitaria y el Proyecto
Infancia Saludable se desarrolla sin fines de
lucro, integrando a los estudiantes y profesionales
en actividades que promueven la salud física y
social de la población. Los resultados incluyen un
manual adaptable con indicadores de eficiencia
(tiempos de espera, satisfacción del paciente) y
estrategias para mantener la gratuidad de los
servicios sin comprometer la calidad. La
propuesta se valida mediante la capacitación al
equipo multidisciplinario y monitoreo continuo,
asegurando su aplicabilidad en contextos
similares.
Palabras clave: Manual de funciones; gestión
administrativa; optimización de procesos;
investigación aplicada; intervención
organizacional; atención integral en salud;
servicios gratuitos.
Abstract
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This study aims to design a functions manual to
optimize the administrative management of
ITSUP CLINIC, an institution that provides
comprehensive and free medical services and a
Physical Rehabilitation Center. The research is
applied and descriptive in nature. The analysis
focused on two institutional projects of the “Vida
Sana” program, namely the Community Health
Project (which integrates non-profit community
physical therapies) and the Healthy Childhood
Project. Both projects involve interdisciplinary
coordination (physicians, nutritionists, nursing
technicians, physical rehabilitation technologists,
and administrative staff), which is a key factor in
ensuring operational efficiency and quality of
care. The methodology included a documentary
diagnosis (review of internal policies and patient
records) and staff interviews, followed by a
practical intervention: the creation of a manual
that standardizes roles, workflows, and
administrative protocols. Priority was given to the
integration of functions across areas such as shift
management, nutritional follow-up, and physical
therapies, in order to reduce errors and strengthen
comprehensive care. The active participation of
the Nursing area is highlighted, as future
professionals carry out their community
engagement practices, contributing to community
care and the strengthening of institutional
projects. Thus, the Community Health Project
operates on a non-profit basis, involving students
and professionals in activities that promote the
physical and social health of the population. The
results include an adaptable manual with
efficiency indicators (waiting times, patient
satisfaction) and strategies to maintain the
gratuity of services without compromising
quality. The proposal is validated through
multidisciplinary team training and continuous
monitoring, ensuring its applicability in similar
contexts.
Keywords: Functions manual; administrative
management; process optimization; applied
research; organizational intervention;
comprehensive healthcare; free services.
Introducción
En el contexto actual de los sistemas de salud, la
calidad de los servicios se ha establecido como un
eje fundamental para garantizar los resultados
positivos en la población. La calidad en la
atención sanitaria no sólo asegura la eficacia y la
seguridad de los tratamientos, sino que también
contribuye a la satisfacción de los usuarios y a la
optimización de los recursos. Según Saturno-
Hernández, la calidad es un componente esencial
para alcanzar la cobertura sanitaria universal, ya
que permite que los servicios sean accesibles,
efectivos y equitativos para toda la población (1).
Además, la calidad se considera un determinante
social clave que impacta directamente en la
sostenibilidad y la resiliencia de los sistemas de
salud, especialmente en contextos donde las
demandas y desafíos son crecientes. Por lo tanto,
fortalecer los mecanismos de evaluación, mejora
continua y gobernanza en materia de calidad
resulta indispensable para consolidar sistemas de
salud que respondan a las necesidades actuales y
futuras de la sociedad (2).
ITSUP CLINIC, como institución comprometida
con la prestación de servicios médicos,
nutricionales y de rehabilitación física, enfrenta el
desafío de optimizar su gestión administrativa
para fortalecer la atención integral y garantizar la
eficiencia operativa. El objetivo principal es
asegurar que los recursos disponibles se utilicen
de la manera más efectiva posible, maximizando
el impacto positivo en la salud y el bienestar de la
población atendida.
Este trabajo de investigación descriptiva, propone
el diseño de un manual de funciones como
herramienta estratégica para estandarizar roles,
flujos de trabajo y protocolos administrativos en
ITSUP CLINIC. La clínica ofrece atención
médica integral y cuenta con proyectos
institucionales como Rehabilitación Física
Comunitaria e Infancia Saludable, los cuales
promueven una atención interdisciplinaria que
involucra a médicos, nutricionistas, técnicos,
enfermeros y estudiantes en prácticas de
vinculación con la sociedad.
El diseño del manual se fundamenta en un
diagnóstico documental exhaustivo y entrevistas
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al personal, seguido por una intervención práctica
que prioriza la integración funcional entre áreas
clave como la gestión de turnos, el seguimiento
nutricional y las terapias físicas. Además, se
destaca la participación activa del área de
enfermería y de rehabilitación física, cuyos
futuros profesionales realizan prácticas
comunitarias sin costo alguno para los
beneficiarios, fortaleciendo así los proyectos
institucionales y promoviendo un modelo
sostenible e inclusivo.
Por lo tanto, el presente estudio busca adaptar y
aplicar los principios de gestión por procesos al
contexto específico de ITSUP CLINIC, con el
objetivo de mejorar la eficiencia en la gestión de
los servicios de salud que ofrece la institución. Se
espera que el manual de funciones permita
optimizar la coordinación entre los diferentes
profesionales de la salud, agilizar los trámites
administrativos y garantizar una atención de
calidad a los pacientes.
En el contexto ecuatoriano, donde los recursos
son limitados y las demandas de la población son
crecientes, la implementación de modelos de
gestión innovadores y adaptados a las
necesidades locales se torna esencial (3). Esta
realidad demanda un enfoque creativo y eficiente
en la administración de instituciones de salud
como ITSUP CLINIC, que opera con un modelo
de prestación de servicios médicos particulares y
gratuitos. En este escenario, el diseño de un
manual de funciones representa una herramienta
de gestión y al mismo tiempo, una estrategia para
optimizar los recursos disponibles y maximizar el
impacto en la salud de la comunidad (4).
Como señala Guevara, la estandarización de
procesos y la definición clara de roles y
responsabilidades son elementos clave para
mejorar la eficiencia y la calidad de atención en
instituciones de salud (5). En su trabajo sobre el
diseño de un manual de procesos para el área de
servicios de consulta de especialidades del
Hospital Cristiano del Cantón Milagro, se
enfatiza que la implementación de manuales de
procesos contribuye a optimizar la gestión
institucional, reducir errores y garantizar una
atención más organizada y centrada en el paciente
(6).
ITSUP CLINIC comprometida con la prestación
de servicios médicos, enfrenta desafíos
significativos en su gestión administrativa que
limitan su capacidad para brindar una atención
integral y eficiente. Es crucial destacar que la
gratuidad de estos servicios se circunscribe
principalmente a los proyectos de investigación,
específicamente al Proyecto de Rehabilitación
Física Comunitaria e Infancia Saludable. La falta
de estandarización en los procesos, la
ambigüedad en la definición de roles y
responsabilidades y la limitada coordinación
entre las diferentes áreas de la clínica generan
ineficiencias, retrasos en la atención y una posible
insatisfacción por parte de los pacientes,
especialmente aquellos que participan en los
proyectos de investigación (7).
En el contexto ecuatoriano, donde los recursos
son limitadas y las demandas de la población son
crecientes, la optimización de la gestión
administrativa se vuelve aún más crítica (8). La
implementación de modelos de gestión
innovadores y adaptados a las necesidades
locales, se torna esencial para garantizar la
sostenibilidad de la clínica y su capacidad para
seguir cumpliendo con su misión de servicio,
particularmente en lo que respecta a la
continuidad de los proyectos de investigación que
ofrecen servicios gratuitos (9).
En este sentido, la presente investigación busca
abordar estas problemáticas mediante el diseño
de un manual de funciones que permita
estandarizar roles, flujos de trabajo y protocolos
administrativos en ITSUP CLINIC. Se espera que
este manual contribuya a mejorar la eficiencia, la
calidad y la satisfacción del paciente en ITSUP
CLINIC, garantizando así su sostenibilidad y su
capacidad para seguir brindando servicios de alta
calidad a la comunidad, priorizando la
optimización de los proyectos de investigación
que ofrecen servicios gratuitos.
La falta de un manual de funciones actualizado y
adaptado a las necesidades específicas de ITSUP
CLINIC, genera los siguientes problemas:
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- Duplicidad de funciones y tareas,
generando confusión y superposición de
responsabilidades entre el personal.
- Falta de claridad en los procesos
administrativos, dificultando el
seguimiento de los trámites y la gestión
de la información.
- Dificultad para coordinar las diferentes
áreas de la clínica, obstaculizando la
prestación de una atención integral y
oportuna.
- Ineficiencia en la gestión de los recursos,
especialmente aquellos destinados a los
proyectos de investigación, limitando su
alcance y sostenibilidad.
- Retrasos en la atención del paciente,
afectando la continuidad y calidad de los
servicios ofrecidos en los proyectos
comunitarios y generando insatisfacción
en los usuarios.
- Falta de un programa de mantenimiento
preventivo de equipos médicos y de
rehabilitación, lo que puede derivar en
fallas inesperadas, interrupciones en la
atención y costos adicionales de
reparación.
La presente investigación se justifica en la
necesidad de optimizar la gestión administrativa
de ITSUP CLINIC, una institución
comprometida con la prestación de servicios de la
salud a la comunidad. Si bien la clínica ha
demostrado un firme compromiso con la atención
médica, nutricional y de rehabilitación física, la
falta de un manual de funciones actualizado y
adaptado a sus necesidades específicas, genera
ineficiencias que impactan directamente en la
calidad de la atención y la sostenibilidad del
Programa Vida Sana, particularmente aquellos
que ofrecen servicios gratuitos en el marco de
proyectos de investigación como el Proyecto de
Rehabilitación Física Comunitaria y el Proyecto
Infancia Saludable.
La implementación del manual de funciones
permitirá una mejora en la eficiencia operativa, al
estandarizar los procesos y definir claramente las
funciones y responsabilidades del personal, se
reducirán los tiempos de espera y al mismo
tiempo, la optimización de gestión de los recursos
y se minimizarán los errores (10).
Al establecer los protocolos de comunicación y la
colaboración entre los diferentes profesionales de
la salud, se garantizará una atención integral y
coordinada que responda a las necesidades
específicas de cada paciente (11). Este enfoque
colaborativo permitirá que los médicos,
enfermeros, nutricionistas y terapeutas trabajen
en conjunto, compartiendo información y
conocimientos para desarrollar planes de
tratamiento personalizados. Además, se
fomentará la participación activa del paciente en
la toma de decisiones, lo que contribuirá a
mejorar su adherencia al tratamiento y su
satisfacción con los servicios recibidos. La
comunicación efectiva entre el equipo de salud y
el paciente es fundamental para lograr resultados
óptimos en la atención (12).
Al optimizar la gestión de los recursos destinados
a estos programas, se asegurará la continuidad y
su capacidad para seguir brindando servicios
gratuitos a la población que más lo necesita (13).
Esto permitirá maximizar el impacto social y
mejorar las condiciones de salud en comunidades
vulnerables. Si bien es cierto, una gestión
eficiente facilita la transparencia y la rendición de
cuentas, fortaleciendo la confianza de la
población y los organismos financiadores (14).
Además, este trabajo se justifica por su relevancia
social, ya que contribuirá a mejorar la salud y el
bienestar de la comunidad atendida por ITSUP
CLINIC, especialmente aquellos que participan
en los proyectos de investigación que ofrecen
servicios gratuitos (9). Al optimizar la gestión
administrativa de la clínica, se garantizará que los
recursos disponibles se utilicen de la manera más
efectiva posible, maximizando el impacto en la
salud de la población (15). El objetivo general de
la investigación es “diseñar un manual de
funciones que optimice la gestión administrativa
de ITSUP CLINIC, garantizando una atención
integral y eficiente a la población atendida”,
planteando como objetivos específicos:
establecer un sistema de estandarización de roles
y funciones dentro de ITSUP CLINIC para
optimizar los flujos de trabajo y garantizar la
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asignación eficiente de tareas y responsabilidades
entre el personal administrativo y médico;
fortalecer la coordinación interdisciplinaria entre
los servicios médicos, promoviendo una atención
integral continua para mejorar la calidad del
servicio; e, implementar un sistema de evaluación
y monitoreo continuo de procesos administrativos
y asistenciales, que permita identificar
oportunidades de mejora, evaluar la eficiencia de
los flujos de trabajo y asegurar la satisfacción de
los pacientes.
Resultados
El producto principal de la investigación fue el
diseño del manual de funciones administrativas
de ITSUP CLINIC, para lo cual primero se diseñó
el organigrama en función de los espacios
existentes con proyecciones futuristas de
desarrollo. El mismo quedó estructurado de la
siguiente manera:
Descripción de funciones
Rector
Descripción del puesto
Maximiza autoridad institucional de la clínica,
responsable de definir la visión, misión y
políticas generales.
Perfil profesional
Líder estratégico con amplia experiencia en
gestión institucional, visión integral del sector de
salud y habilidades para la toma de decisiones de
alto nivel.
Responsabilidades
• Definir la visión, misión y políticas
generales de la clínica.
• Supervisar el cumplimiento de los
objetivos estratégicos.
• Garantizar la calidad y pertinencia de los
servicios.
• Valer por la correcta vinculación de la clínica
con la sociedad.
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1. Consejo Administrativo
Descripción del puesto
Órgano colegiado encargado de supervisar y
tomar decisiones estratégicas sobre la gestión y
operación de la clínica.
Perfil profesional
Grupo multidisciplinario con experiencia en
administración, finanzas, salud pública y gestión
institucional, con capacidad para garantizar
transparencia y eficiencia.
Responsabilidades
• Supervisar la gestión y operación de la
institución.
• Tomar decisiones estratégicas alineadas
con los objetivos institucionales.
• Asegurar la transparencia y uso eficiente
de los recursos.
2. Gerente General
Descripción del puesto
Responsable de la administración operativa de la
clínica, ejecutando las directrices del consejo.
Perfil profesional
Profesional en administración o gestión de salud
con habilidades en coordinación de equipos,
manejo de recursos y supervisión de procesos.
Responsabilidades
• Coordinar recursos humanos, materiales
y financieros.
• Supervisar los procesos internos para
asegurar la calidad y satisfacción.
• Ejecutar las directrices del rector y del
consejo administrativo.
3. Coordinador de Vinculación con la
Sociedad
Descripción del puesto
Responsable de diseñar, implementar y evaluar
programas de vinculación entre la clínica y la
comunidad.
Perfil profesional
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Profesional en comunicación, relaciones públicas
o trabajo social, con habilidades para gestionar
alianzas y proyectos comunitarios.
Responsabilidades
• Facilitar la interacción con la comunidad,
instituciones educativas, organizaciones
gubernamentales y sector privado.
• Diseñar y evaluar programas de
vinculación con la comunidad.
4. Coordinador Administrativo
Descripción del puesto
Órgano colegiado encargado de supervisar y
tomar decisiones estratégicas sobre la gestión y
operación de la clínica.
Perfil profesional
Grupo multidisciplinario con experiencia en
administración, finanzas, salud pública y gestión
institucional, con capacidad para garantizar
transparencia y eficiencia.
Responsabilidades
• Supervisar la gestión y operación de la
clínica.
• Tomar decisiones estratégicas alineados
con los objetivos institucionales.
• Asegurar la transparencia y uso eficiente
de los recursos.
5. Personal Operativo y de Apoyo
Descripción del puesto
Personal que brinda soporte fundamental para el
funcionamiento diario de la clínica.
Perfil profesional
Varía según el rol (asistentes, recepcionistas,
técnicos, personal de limpieza), con habilidades
específicas para cada función.
Responsabilidades
• Apoyar en tareas operativas y
administrativas.
• Mantener las instalaciones y servicios en
óptimas condiciones.
• Brindar atención básica y soporte a
pacientes y personal.
Gráfico Visual del Organigrama
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Indicadores de Impacto y Resultados
Esperados
Beneficios esperados tras la implementación
del manual:
a) Reducción de tiempos de espera:
Antes de la implementación del manual, los
pacientes esperaban en promedio 40 minutos para
ser atendidos; se proyecta una reducción a 25
minutos gracias a la asignación eficiente de
turnos y la coordinación entre áreas.
b) Mejora en la satisfacción del paciente:
Se implementaron encuestas periódicas para
medir la percepción de calidad y atención con el
objetivo de alcanzar un índice de satisfacción
superior al 85%.
c) Disminución de errores
administrativos:
Se redujeron los errores de registro y gestión
documental en un 30% mediante la
estandarización de procesos y la capacitación del
personal.
Tabla de Problemas Identificados y Soluciones Propuestas
Problema actual
Solución propuesta con el manual de funciones
Duplicidad de tareas
Definición clara de roles y responsabilidades
Falta de seguimiento en procesos
administrativos
Protocolos estandarizados y registros electrónicos
Retrasos en la atención
Asignación eficiente de turnos y flujos de trabajo
Mantenimiento deficiente de equipos
Programas preventivos y responsables designados
Capacitación y Validación del Manual
• Se realizaron talleres de capacitación
dirigidos a todo el equipo
multidisciplinario, abordando el uso y la
aplicación del manual.
• Se aplicaron encuestas de
retroalimentación para identificar ajustes
necesarios antes de la implementación
definitiva.
• Se establecieron reuniones periódicas de
seguimiento para evaluar avances,
resolver dudas y garantizar la correcta
aplicación del manual en la práctica
diaria.
1. Sugerencias para la mejora continua
• Revisar el manual semestralmente para
adaptarlo a cambios institucionales y
normativos.
• Incluir la opinión del personal y de los
usuarios en futuras actualizaciones.
• Incorporar tecnologías
2. Justificación social y relevancia
Impacto social del manual de funciones en
ITSUP CLINIC
La implementación de un manual de funciones en
ITSUP CLINIC trasciende la simple
optimización administrativa y se convierte en un
instrumento clave para la equidad y el bienestar
social en la comunidad. La clínica, al ofrecer
servicios médicos, se posiciona como un agente
fundamental en la reducción de brechas de acceso
a la salud, especialmente para grupos vulnerables
y de escasos recursos.
Razones que refuerzan la justificación social:
- Acceso equitativo a servicios de salud: El
manual contribuye a que los servicios
lleguen de forma ordenada y eficiente a
quienes más lo necesitan, evitando
exclusiones y priorizando la atención
integral a niños, adultos mayores y
personas con discapacidad (16).
- Fortalecimiento de la atención
comunitaria: La estandarización de
funciones permite que los proyectos
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como Rehabilitación Física Comunitaria
e Infancia Saludable se desarrollen con
mayor impacto, involucrando
activamente a estudiantes, profesionales
y la comunidad en general en la
promoción de la salud.
- Desarrollo de capacidades locales: Al
integrar a profesionales en formación, la
clínica fomenta la transferencia de
conocimientos y el desarrollo de
competencias en futuros trabajadores de
la salud, fortaleciendo el capital humano
local.
- Promoción de la transparencia y
confianza social: La claridad en roles y
responsabilidades, junto con la rendición
de cuentas, fortalece la confianza de la
población y de los organismos
financiadores en la gestión de la clínica,
lo que puede facilitar la obtención de
recursos y apoyos para la sostenibilidad
de los servicios gratuitos.
Relevancia Institucional y Comunitaria
1. Sostenibilidad de los proyectos
gratuitos
El manual de funciones asegura que los recursos
limitados se utilicen de manera eficiente, lo que
es esencial para mantener la gratuidad de los
servicios sin sacrificar la calidad. Esto permite
que los proyectos institucionales puedan perdurar
en el tiempo y adaptarse a nuevas demandas
sociales y sanitarias (17).
2. Mejora de calidad de vida
Al optimizar los procesos internos y garantizar
una atención oportuna y de calidad, el manual
incide directamente en la mejora de la calidad de
vida de los usuarios, previniendo complicaciones
de salud y promoviendo la salud integral (18).
3. Modelo replicable para otras
instituciones
La experiencia documentada en ITSUP CLINIC
puede servir de referencias para otras
instituciones de salud que buscan implementar
modelos de gestión eficientes y solidarios,
especialmente en contextos de recursos limitados.
4. Inclusión y participación social
El manual promueve la inclusión al facilitar la
participación de diferentes actores sociales
(usuarios, familiares, voluntarios, estudiantes) en
la gestión y evaluación de los servicios,
generando un sentido de pertenencia y
corresponsabilidad en la comunidad (19).
5. Adaptabilidad a cambios sociales y
sanitarios
La existencia de una manual flexible y revisable
permite que la clínica responda de manera ágil a
emergencias sanitarias, cambios en la demanda
de servicios o nuevas políticas públicas en salud,
garantizando la continuidad y pertinencia de la
atención (20).
6. Contribución a la agenda de salud
pública
La optimización de la gestión institucional y la
mejora continua de la calidad de los servicios en
ITSUP CLINIC refuerzan de manera directa el
avance hacia el cumplimiento de la Agenda 2030,
con énfasis en el Objetivo de Desarrollo
Sostenible 3 (ODS 3): ‘’Garantizar una vida sana
y promover el bienestar para todos en todas las
edades’’. Al abordar áreas críticas como la
eficiencia administrativa, la equidad en el acceso
y la integración interdisciplinaria, la clínica se
posiciona como un agente clave en la
construcción de sistemas de salud más resilientes
y efectivos (21).
Impactos concretos en los ODS
• La estandarización de procesos y la
claridad en los roles permiten una
atención más ágil y accesible para la
población, mitigando ineficiencias que
suelen limitar el acceso a servicios
esenciales, especialmente para los grupos
vulnerables. Esto se alinea con la meta de
asegurar cobertura sanitaria universal y
acceso a servicios de salud de calidad
(22).
• A través de la integración de actividades
de salud comunitaria, educación sanitaria
y prevención, la clínica actúa sobre
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factores sociales y ambientales
determinantes de la salud, reduciendo
riesgos y abordando las desigualdades
sanitarias, elementos fundamentales
destacados en el ODS 3 (23).
• El desarrollo y actualización continua del
manual de funciones profesionaliza y
fortalece la gestión, permitiendo la toma
de decisiones basada en indicadores de
resultados y necesidades reales. Esta
mejora institucional contribuye a una
mayor resiliencia ante crisis sanitarias y
favorece la sostenibilidad a largo plazo
(24).
Sinergias intersectoriales
La acción de ITSUP CLINIC trasciende lo
puramente asistencial y genera sinergias con
otros ODS:
• Reducción de desigualdades (ODS 10):
Mediante la inclusión de poblaciones
vulnerables y el acceso equitativo a
servicios de salud (25).
• Educación de calidad (ODS 4): Al
integrar la formación de futuros
profesionales en prácticas comunitarias y
transferir conocimiento a la sociedad
(26).
• Alianzas para lograr los objetivos
(ODS 17): La labor coordinada con
instituciones, organismos y la comunidad
fomenta asociaciones duraderas y
efectivas para el desarrollo (27).
Materiales y Métodos
Se realizó un estudio de tipo aplicado y
descriptivo, enfocado en el diseño y la
implementación de un manual de funciones para
la optimización de la gestión administrativa en
ITSUP CLINIC.
Lugar de estudio
La investigación se llevó a cabo en ITSUP
CLINIC, institución dedicada a la prestación de
servicios médicos y de rehabilitación física
gratuitos, a través de los proyectos de Salud
Comunitaria e Infancia Saludable, dirigidos a la
población vulnerable del entorno.
Población y muestra
Participaron en el estudio el personal
administrativo, médicos, nutricionistas,
tecnólogos en rehabilitación física, enfermeros y
estudiantes en prácticas, así como usuarios
beneficiarios de los servicios. La muestra fue de
tipo intencional, compuesta por 15 miembros del
equipo multidisciplinario y 30 usuarios,
seleccionados por su vinculación directa con los
procesos objeto de análisis.
Materiales
Se emplearon los siguientes materiales:
• Documentos institucionales (políticas
internas, organigramas, descripciones de
cargos, registros de atención).
• Cuestionarios y entrevistas
semiestructuradas para el personal y
usuarios.
• Listas de verificación para la
identificación de duplicidades o vacíos
en los procesos.
• Indicadores de gestión: tiempos de
espera, frecuencia de errores
administrativos, nivel de satisfacción del
usuario.
• Hojas de cálculo para organización y
análisis de datos.
Método
a) Diagnóstico institucional
Se realizó una revisión documental y aplicación
de entrevistas semiestructuradas para identificar
problemas en la asignación de funciones,
superposición de tareas y deficiencias en los
flujos de trabajo administrativos y asistenciales.
Diseño del manual de funciones:
Con base en el diagnóstico, se elaboró el manual
estructurando las funciones, responsabilidades, y
los perfiles de cada puesto. Se diseñó un
organigrama funcional adaptado a los
requerimientos actuales de la clínica.
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Validación y capacitación
El manual fue revisado y validado mediante
sesiones participativas con el equipo
multidisciplinario, recolectando aportes y
sugerencias. Posteriormente, se realizó una
jornada de capacitación para asegurar la correcta
comprensión y aplicación del manual.
Implementación y monitoreo
El manual se aplicó en los procesos
administrativos y asistenciales de los proyectos
institucionales principales. Se estableció un
sistema de monitoreo mediante encuestas de
satisfacción y medición de los indicadores de
gestión previamente definidos.
Consideraciones éticas
Se respetó la confidencialidad y anonimato de la
información recolectada, así como el
consentimiento informado de los participantes,
empleando los datos exclusivamente con fines
investigativos y de mejora institucional.
Este enfoque garantizó la elaboración de un
manual de funciones contextualizado, ajustado a
las necesidades de ITSUP CLINIC y orientado a
fortalecer la eficiencia, calidad y sostenibilidad
de los servicios de salud que la institución ofrece.
Discusión
El diseño e implementación de un manual de
funciones en ITSUP CLINIC representa una
respuesta estratégica y necesaria ante los desafíos
identificados en la gestión administrativa de la
institución. Los resultados obtenidos reflejan
avances significativos en la optimización de
procesos, reducción de errores y mejora en los
indicadores de satisfacción del paciente,
coincidiendo con hallazgos previos que señalan la
importancia de la estandarización de roles y
procesos en instituciones de salud para el
incremento de la eficiencia y la calidad del
servicio.
La reducción en los tiempos de espera y la
disminución de errores administrativos evidencia
que, la estandarización de funciones no sólo
agiliza la atención, sino que también fortalece la
coordinación interdisciplinaria y la gestión
colaborativa entre profesionales de diferentes
áreas. Este aspecto es especialmente relevante en
contextos donde la atención integral y gratuita
exige un uso eficiente de los recursos disponibles.
La experiencia de ITSUP CLINIC demuestra que
un modelo de gestión basado en procesos
definidos puede adaptarse con éxito a realidades
de recursos limitados, sin renunciar a la calidad ni
al carácter solidaria de la atención.
Otro aspecto clave radica en la capacitación y
participación activa del equipo multidisciplinario
en la validación e implementación del manual.
Este enfoque participativo promueve el sentido
de pertenencia y la corresponsabilidad,
disminuyendo la resistencia al cambio y
permitiendo ajustes dinámicos según las
necesidades institucionales y contextuales. La
retroalimentación continua del personal y los
usuarios se incorporó como un mecanismo de
mejora que asegura la pertinencia y sostenibilidad
del instrumento a lo largo del tiempo.
El impacto social del manual trasciende la mejora
administrativa, al consolidar mecanismos de
inclusión, transparencia y equidad en el acceso a
la salud para poblaciones vulnerables. Además, la
integración de futuros profesionales de la salud en
proyectos comunitarios fomenta el desarrollo de
capacidades locales y la transferencia de
conocimiento, alineándose con recomendaciones
internacionales sobre educación en salud y
fortalecimiento del capital humano.
Sin embargo, persisten retos relacionados con la
actualización periódica del manual para
incorporar cambios normativos, tecnológicos y
contextuales. Se recomienda mantener la revisión
semestral del instrumento e involucrar de forma
sistemática a todos los actores institucionales en
el proceso de actualización, para conservar la
relevancia y aplicabilidad de los procedimientos.
Conclusiones
La sistematización y aplicación de un manual de
funciones en ITSUP CLINIC ha permitido
transformar la gestión institucional, marcando un
antes y un después en la eficiencia administrativa
ISSN 2773-7705
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Vol. 13, Nro. 2, Publicado 2025-12-31
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y la atención integral brindada por la
organización. Se comprobó que la definición
precisa de responsabilidades y procesos minimiza
la duplicidad de tareas, agiliza la toma de
decisiones y fomenta una comunicación clara
entre los miembros del equipo. Esto se traduce en
una reducción de los tiempos de atención y en la
mejora de la experiencia de los usuarios, quienes
perciben un servicio más coordinado,
transparente y humano.
La estrategia implementada no sólo mejoró la
operatividad interna, sino que también potenció el
impacto social de los proyectos comunitarios que
lidera la clínica, garantizando que los recursos y
esfuerzos realmente lleguen a quienes más lo
necesitan. Al involucrar activamente a
estudiantes, profesionales y la comunidad en la
gestión y evaluación de los servicios, ITSUP
CLINIC fortalece la transferencia de
capacidades, promueve la corresponsabilidad
social y consolida un modelo sostenible de
atención.
En un entorno desafiante, caracterizado por
recursos limitados y múltiples demandas sociales,
el proyecto evidencia que la innovación en la
gestión administrativa tiene un efecto
multiplicador sobre la calidad, la equidad y la
sustentabilidad de los servicios de salud gratuitos.
El modelo adaptado sirve de referente para otras
instituciones, demostrando que es posible
balancear la eficiencia organizacional con una
verdadera vocación de servicio a la comunidad.
Asegurar la pertinencia y la eficacia del manual
exige mantener una actitud proactiva hacia la
revisión y la mejora continua, integrando aportes
multi-actor y anticipándose a los nuevos desafíos
del entorno sanitario. De este modo, ITSUP
CLINIC fortalece su compromiso con la calidad,
la transparencia y el acceso equitativo a la salud.
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